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format: Markdown
title: Comment gérer une conférence
categories: base
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## Introduction
Cette page a pour but de permettre (en théorie) à n'importe quel membre de
l'association GConfs de gérer une conférence (de la réservation de la salle
jusqu'à la gestion du stream tout en passant par la communication).
Retenez qu'il est plus facile de diviser les tâches que d'essayer de tout gérer
soi même.
### Respo, quésaco ?
Le responsable pour une conf a pour rôle de superviser une conférence, de la
réservation de la salle jusqu'au stream.
Il doit s'assurer que la salle est réservée suffisamment à l'avance
(idéalement, la salle doit être reservée plus d'une semaine à l'avance), que la
communication soit faite à temps et de la disponibilité des personnes aptes à
gérer le stream.
**TL;DR : Il faut savoir envoyer des mails et faire une fiche événement.**
## Réservation d'une salle
### Génération d'une fiche événement
La création d'une fiche événement se fait à l'aide du générateur dispo sur le
[bitbucket](https://bitbucket.org/gconfs/fiche-event-generator) de
l'association. Pour le récupérer il suffit de cloner le repo, la création d'une
fiche se fait en trois étapes :
- Créer un fichier YAML avec les informations nécéssaires, un \*.yml d'exemple
est fourni
- Génerer un fichier \*.tex avec le générateur : python
fiche-event-generator.py [lefichieryaml].yml (pour les plus fainéants, il
suffit de rendre fiche-event-generator exécutable avec un chmod +x puis de
faire ./fiche-event-generator.py [lefichieryaml].yml)
- Générer le pdf final avec pdflatex
Concernant la salle à réserver on essaie de prendre en priorité l'Amphi 4 au
Kremlin-Bicêtre et la VA105 à Villejuif, ce sont les salles qui offrent des
conditions optimales pour le stream.
### Réservation de salle(s)
Une fois la fiche event prête il suffit de l'envoyer à Sarah Bensalem
(sarah.bensalem at epita dot fr) avec le bureau (bureau at gconfs dot fr)
en copie. A noter qu'il faut prévoir des fiches supplémentaires dans le cas où
le conférencier souhaite faire un TP, celles-ci se font et s'envoient de la
même manière.
Le tout doit être fait au plus tard une semaine avant la conf.
## Communication
### Affiches
### Site Web
Pour que le site web ne soit jamais trop en retard, il faut rajouter les
nouvelles conférences sur le site. Pour cela, clonez le dépot git contenant le
site (https://github.com/gconfs/website-hyde), allez dans `content/confs`, puis
créez un nouveau dossier `yyyy-mm-nom_de_la_conférence`. Dans ce dossier, créez
un fichier `index.html` en vous inspirant des conférences existantes, puis
rajouter un lien vers cette nouvelle conférence sur la page
`content/confs/index.html`, dans les conférences a venir. Une fois la conférence
terminée, n'oubliez pas de la bouger dans les conférences passées!
Pour mettre a jour le site web lui même, il est nécessaire de lancer le
[playbook Ansible](Sysadmin) `website`
### News
### Facebook
### Twitter
Malheureusement, Gconfs a perdu l'accès au compte twitter. Si vous connaissez
quelqu'un chez twitter, c'est le moment :)
### Passage dans les salles
## Matériel
L'association possède actuellement le matériel suivant :
- Deux câbles JACK/RCA
- Deux câbles JACK/JACK
- Un câble VGA/DVI
- Un câble DVI/DVI
- Un adaptateur HDMI/DVI
- Une table de mixage ALTO ZMX52
- Une paire de micros sans fil AKG WMS40MIN2/V-ISM
- Une webcam Logitech C920
- Un trépied
- Une carte d'acquisition Epiphan DVI2USB 3.0
A terme nous cherchons à acquérir le matériel suivant :
- Un ordinateur portable dédié au stream
- Divers adaptateurs pour la carte d'acquisition qui nous permettront de
couvrir le plus de formats disponibles
Le matériel est actuellement entreposé au LSE dans un carton (sur lequel est
écrit "GConfs" au feutre) et à terme il sera dans une armoire fermée à clef au
local AirRadio.
## Gestion du Stream
Pour les branchements du matériel voir .
Concernant la table il ne faut pas toucher au gain, sous peine d'avoir du bruit
et un son pas forcément plus haut, les micros sont sur les deux entrées "Line"
et "2/3 Line", la salle est sur "Main Mix" et la carte son externe sur
"Phones".
#### Côté laptop
##### OBS
##### Youtube
##### Epiphan Capture Tool